RETENTION OF RECORDS

Retaining a patient’s medical records for long periods of time may seem unwieldy, but computers make the task practical, while also increasing efficiency for many other information management processes. The length of time medical records must be retained varies from state to state. A California court, for example, revoked the license of a nursing facility for failure to keep adequate records. In Yankee v. State Department of Health, the facility claimed that the word adequate was unclear and therefore the requirement was invalid. The court stated that the word adequate is not so uncertain as to render a penal statute invalid. Healthcare organizations, with the advice of an attorney, should determine how long records should be maintained, taking into account patient needs, statutory requirements, future need for such records, and the legal considerations of having the records available in the event of a lawsuit.

Failure to Preserve X-rays

The plaintiff in Rodgers v. St. Mary’s Hosp. of Decatur  filed a complaint for damages against a hospital, alleging that the hospital breached its statutory duty to preserve for 5 years all of the X-rays taken of his wife. He alleged that the hospital’s failure to preserve the X-ray was a breach of its duty arising from the state’s X-ray retention act and from the hospital’s internal regulations. The plaintiff asserted that because the hospital failed to preserve the X-ray, he was unable to prove his case in a lawsuit. The circuit court entered judgment in favor of the hospital, and the plaintiff appealed.

The Illinois Supreme Court held that a private cause of action existed under the X-ray retention act and that the plaintiff stated a claim under the act. The act provides that hospitals must retain X-rays and other such photographs or films for a period of 5 years. The hospital also argued that the loss of one X-ray out of a series of six should not be considered a violation of the statute. The court disagreed, finding the statute requires all X-rays be preserved, not just some of them.